Ordonanta cu privire la digitalizarea relatiilor de munca a fost publicata în Monitorul Oficial

În Monitorul Oficial al României Partea I nr. 474/06.05.2021 a fost publicată Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

Ordonanța modifică și completează Legea 53/2003- Codul Muncii precum și Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă și Legea 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă.

1. Principalele modificări aduse Codului Muncii se referă la digitalizarea relațiilor de muncă, la introducerea unei noi obligații pentru angajator în legătură cu digitalizarea relațiilor de muncă și la introducerea unei noi obligații pentru angajații aflați în muncă la domiciliu.

2. Astfel, începând cu data intrării în vigoare a Ordonanței (respectiv 06.05.2021) părţile pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.

De asemenea, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.

Forma scrisă a înscrisurilor cerute de lege se consideră îndeplinită şi dacă înscrisul este întocmit în formă electronică şi este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condiţiile legii.

Totodată și în raporturile angajatorului cu instituţiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă.

La încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică.

2. Se introduce o nouă obligație de informare pentru angajator, respectiv obligația angajatorului de a informa persoana selectată în vederea angajării ori salariatul cu privire la procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.
3. Se introduce o nouă obligație pentru salariații cu munca la domiciuliu și anume obligaţia de a respecta şi de a asigura confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul muncii la domiciliu.
4. Modificările aduse Legii 81/2018 privind reglementarea activităţii de telemuncă

Pentru flexibilizarea şi adaptarea relaţiilor de muncă la realităţile socioeconomice actuale în raport cu evoluţia dinamică a pieţei muncii, care în contextul crizei economice întâmpină numeroase dificultăţi și ținând cont de faptul că în continuare se menţin regulile de distanţare fizică, inclusiv la locul de muncă, context în care telemunca este o soluţie dezirabilă, s-a considerat necesară sprijinirea angajatorilor în a utiliza forme alternative de muncă şi de a simplifica procedurile specifice activităţii de resurse umane, prin adoptarea următoarelor măsuri:

1. din definiția noțiunii de telemuncă a fost eliminată condiția ca activitatea de telemuncă să se desfășoare în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator “cel puțin o zi pe lună”;
2. s-a stabilit ca activitatea telesalariatului să fie verificată de angajator, în principal prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor;
3. a fost eliminată cerința ca în contractul de telemuncă să fie menționate locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, convenite de părți pentru a sublinia ideea că telemunca se poate desfășura aproape de oriunde;
4. în corelație cu eliminarea din contractul de telemuncă a locului/locurilor în care urmează a se desfășura acivitatea de telemuncă a fost modificată și obligația angajatorului de a asigura condiţii pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă prin permiterea realizării de către angajator a instruirii lucrătorilor şi prin mijloace electronice, ca alternativă la soluţia legislativă actuală. În acest sens intruirea se poate realiza în special sub formă de informaţii şi instrucţiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru, fără a se mai face referire la locul desfășurării activității;
5. a fost introdusă obligația telesariatului de a respecta şi de a asigura confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul desfăşurării activităţii de telemuncă.

III. Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006

Ca urmarea a efortului general de digitalizare a relațiilor de muncă a fost modificată și Legea 319/2006. Astfel, dovada instruirii cu privire la ecuritatea și sănătatea în muncă poate fi realizată de acum în format electronic sau pe suport hârtie în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.

În cazul folosirii variantei în format electronic dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.

1. Noţiunile de semnătură electronică avansată, semnătură electronică calificată, marcă temporală electronică sau marcă temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat, utilizate în cuprinsul ordonanței, au înţelesul dat de dispoziţiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.

Astfel, semnătura electronică înseamnă date în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna. Semnătura electronică avansată îndeplinește următoarele cerințe:

(a)face trimitere exclusiv la semnatar;

(b)permite identificarea semnatarului;

(c)este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și

(d)este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.

Semnătura electronică calificată înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.

Marca temporală electronică înseamnă date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment, iar marca temporală calificată îndeplinește următoarele cerințe:

(a)asigură o legătură între dată și oră și date astfel încât să excludă în mod rezonabil posibilitatea ca datele să fie schimbate fără ca acest lucru să fie detectat;

(b)se bazează pe o sursă de timp precisă, legată de ora universală coordonată; și

(c)este semnată utilizând o semnătură electronică avansată sau sigilată cu un sigiliu electronic avansat al prestatorului de servicii de încredere calificat sau printr-o metodă echivalentă.

Angajatorul poate suporta, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă.