Diurna pentru salariat: cum se acorda corect pentru a evita riscurile fiscale

Potrivit Codului Muncii, salariatii delegati pentru activitati desfasurate in afara zonei de resedinta a angajatorului au dreptul de a primi o suma zilnica. Iti prezentam cadrul legislativ, procedurile de acordare a diurnei, dar si modalitatea prin care angajatorii pot justifica acordarea ei.

• Diferentele dintre delegare si detasare
• Cadrul legislativ
• Cui i se acorda diurna
• Plata diurnei
• Documente necesare
• Regimul fiscal al diurnei
• Justificarile deplasarilor
• Erori fiscale

Diferentele dintre delegare si detasare

Chiar daca esti familiarizat cu terminologia din legislatia muncii, iti reamintim care sunt principalele diferente dintre delegare si detasare.

• Delegarea

Delegarea este definita ca exercitarea temporara, din dispozitia angajatorului, a unor activitati in afara locului muncii si poate avea o durata de cel mult 60 de zile. Ea se poate prelungi pe perioade consecutive de maximum 60 de zile calendaristice, dar numai cu acordul salariatului. Prelungirea se consemneaza in mod obligatoriu in actul aditional la contractul de munca.

Drepturile salariatului sunt consemnate in conformitate cu prevederile articolului 44, alin. 2 din Legea nr. 53/2003 din Codul Muncii. Potrivit acestuia, angajatul trebuie sa beneficieze de plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si de indemnizatia de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca. In cazul in care salariatul refuza prelungirea delegarii, angajatorul nu are optiunea de a aplica sanctiuni disciplinare.

• Detasarea

Spre deosebire de delegare, detasarea este actul prin care se dispune schimbarea temporara, din dispozitia angajatorului, a locului muncii prestate de salariat, la un alt angajator, in scopul executarii unor lucrari in interesul celui dintai. Perioada maxima pentru care poate fi dispusa o detasare este de un an, iar ea poate fi prelungita o data la sase luni, in mod exceptional si din motive obiective, cu acordul angajatului si al angajatorului. Contractul individual de munca initial se poatesuspenda pe perioada detasarii, fiind cedat temporar celui de-al doilea angajator.

Detasarea are caracter obligatoriu prin ordinul angajatorului, pentru prima perioada, dar refuzul angajatului, din motive personale temeinice, este posibil. Drepturile salariatului includ plata transportului, a cazarii si a diurnei, conform conditiilor prevazute de lege sau de contractul de munca. Pentru personalul din institutiile publice, indemnizatia zilnica de delegare sau de detasare se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport in si din localitatea unde salariatul isi are locul de munca permanent.

Conform Hotararii 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului, o zi de delegare sau de detasare este consideranta echivalenta cu 24 de ore. In cazul delegarii de o zi sau in cazul ultimei zile a unei delegari de mai multe zile, se acorda indemnizatie doar daca durata delegarii este de cel putin 12 ore, pentru personalul din institutiile publice.

Cadrul legislativ

Angajatul delegat sau detasat are dreptul la decontarea cheltuielilor de transport, asa cum este prevazut in HG 714/2018, in functie de modalitatea de transport si de tipul cheltuielii. Hotararea de Guvern nr. 714/2018 reglementeaza majorarea indemnizatiilor ce pot fi acordate angajatilor incepand cu 1 ianuarie 2019.

Valoarea diurnei pentru delegarea sau detasarea intr-o localitate situata la distanta cuprinsa intre 5 si 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca beneficiaza de o indemnizatie de delegare in cuantum de 20 de lei/zi, o valoare majorata cu 3 lei fata de cea prevazuta in legislatia anterioara. Persoana delegata intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 50 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca va primi, pe langa indemnizatia de delegare, si o alocatie de cazare in cuantum de 230 de lei/zi.

Cui i se acorda diurna

Legislatia prevede acordarea indemnizatiei de delegare sau de detasare si a oricaror sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, catre urmatoarele categorii de angajati:

• salariati;
• administratorii stabiliti prin act constitutiv, contract de administrare sau mandat;
• directorii care isi desfasoara activitatea in baza unui mandat;
• membrii directoratului societatilor administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere;
• manageri, in baza contractului prevazut de lege.

Plata diurnei

Hotararea de Guvern nr. 714/2018 a stabilit ca diurna se acorda in cazul in care delegarea se realizeaza intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km fata de cea in care angajatul isi desfasoara activitatea la locul de munca. Diurna se acorda aferent zilei calendaristice, atat pentru deplasarile in interiorul tarii, cat si pentru cele in strainatate, intr-un cuantum precis, stabilit de lege. Salariatii delegati mai au dreptul la plata cheltuielilor de transport si de cazare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

Indemnizatia cu o valoare care nu depaseste de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru salariatii din institutiile publice nu este impozabila si nu este cuprinsa in bazele de calcul a contributiilor sociale obligatorii. La calculul diurnei neimpozabile pentru angajatii companiilor private se tine cont de cuantumul diurnelor pentru salariatii bugetari. Valoarea diurnei trebuie stipulata in contractul colectiv de munca sau intr-un act aditional, atasat la contract.

Documente necesare

Completarea documentatiei necesare pentru delegatii necesita o atentie sporita din partea companiilor, din cauza strictetii controalelor venite din partea functionarilor ANAF. Inspectorii fiscali pot reclasifica anumite cheltuieli cu deplasarile nedeductibile in cazul in care, la control, constata lipsa unor acte.

Totusi, odata cu majorarea indemnizatiei de delegare incepand cu 1 ianuarie 2019, Hotararea 714/2018 stipuleaza ca indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare se acorda fara prezentarea de documente justificative.

Regimul fiscal al diurnei

In privinta deplasarilor pe teritoriul Romaniei, tratamentul fiscal al diurnei este determinat de pragul valoric de 50 de lei. Astfel, daca valoarea ei este mai mica, cheltuiala devine integral deductibila, iar daca valoarea este mai mare de 50 de lei, diurna se impoziteaza. Potrivit Legii 165/2018 privind bielete de valoare, pentru perioada in care salariatul se afla in delegatie, angajatorul nu acorda tichete de masa.

Vezi aici o simulare de calcul in cazul acordarii sumelor reprezentand diurne.

Indemnizatiile ale caror valori nu depasesc de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru salariatii din institutiile publice nu sunt impozabile si nu sunt cuprinse in bazele de calcul a contributiilor sociale obligatorii.

Justificarile deplasarilor

Suma primita cu rol de diurna nu trebuie justificata de angajat, avand in vedere folosirea ei in scopul de a procura hrana si de a achita valoarea transportului in localitate. In schimb, pentru a reusi sa demonstreze caracterul deductibil al cheltuielilor facute pe durata deplasarilor in interesul activitatii, o societate trebuie sa intocmeasca rapoarte din care sa rezulte obiectivele intalnirilor, rapoartele de prospectare a pietei, precum si contractele incheiate in timpul delegatiei.

Erori fiscale

Neglijenta personalului din companii si institutii in privinta oferirii diurnelor aferente deplasarilor in interes de serviciu implica riscuri din punct de vedere fiscal. Printre erorile fiscale de care se pot face raspunzatoare firmele se numara:

• decontarea unor cheltuieli pentru masa sau pentru transportul angajatilor, simultan cu acordarea diurnei;
• nerecuperarea sumelor de bani importante, cauzata de lipsa procedurilor interne cu privire la decontarea avansurilor;
• ignorarea plafonului pentru platile prin intermediul casieriei, sub pretextul incorectitudinii, in cazul avansului pentru deplasari;
• impozitarea eronata a sumelor care depasesc plafonul stabilit prin lege;
• reglarea necorespunzatoare a sumelor primite de angajati ca diurna.

Asadar, acordarea diurnei implica o permanenta cunoastere a legislatiei in domeniu, precum si a actualizarilor acesteia. Implicatiile nerespectarii cadrului legislativ sunt serioase, insa parcurgerea atenta a tuturor procedurilor scuteste firma de sanctiuni cauzate de neatentie.

Sursa foto: Shutterstock