Reguli de operare a noului registru Reges-online

În data de 31 martie 2025, a fost publicată în Monitorul Oficial nr.279, Hotărârea nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților — REGES-ONLINE.

Prin Hotărârea nr.295/2025 au fost aprobate regulile de operare a REGES-ONLINE, care va înlocui complet actualul sistem informatic, astfel cum este reglementat de Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind Registrul General de Evidență a Salariaților (Revisal).

Modificările aduse de Hotărârea nr.295/2025, vizează digitalizarea completă a procesului de gestionare a datelor privind raporturile de muncă prin eliminarea Revisal și înlocuirea cu REGES-ONLINE, un sistem informatic centralizat și accesibil online, astfel încât angajatorii să nu mai instaleze aplicații locale. Toate operațiunile vor fi realizate printr-un portal web securizat, oferind acces extins pentru Inspecția Muncii, angajatori, salariați și autoritățile competente, asigurându-se realizarea interoperabilității sistemului cu alte baze de date naționale.

Noua platformă, susținută financiar prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR), aduce o modificare esențială față de REVISAL - accesul salariaților la datele personale.

În acest moment există o variantă de test a noii platforme, care poate fi accesată la adresareges.test.inspectiamuncii.org.

Angajatorii vor avea obligația de a se înregistra în Reges-online, în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii nr.295/2025, mai exact până la data de 30 septembrie 2025, când va fi abrogată Hotărârea nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor. Încălcarea obligaţiei angajatorilor de a se înregistra în Reges-online, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 15.000 lei la 20.000 lei. Totodată, angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic, tot în termen de 6 luni (până la data de 30 septembrie 2025), neîndeplinirea acestor obligații se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Hotărârea nr.295/2025 aduce modificări în ceea ce privește sistemul de gestionare al salariaților, astfel:

• Obligativitatea angajatorilor de a transmite datelepentru persoanele care urmează să desfăşoare activitate în baza unui contract individual de muncă, cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii de către aceste persoane;
• Perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă, se transmit cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, a absenţelor nemotivate, precum şi a situaţiilor de suspendare în caz de forţă majoră, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării;
• Angajatorii vor transmite în Reges, pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;
• Angajatorii completează şi transmit în Registru locul de muncă, respectiv fix sau mobil al angajatului;
• Angajatorii completează şi transmit în Registru durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
• Angajatorii la care s-a dispus detașarea vor avea noi obligații în cazul în care apar modificări ale contractelor pe durata detașării în privința locului muncii(fix sau mobil),a timpului de muncă și/sau repartizării acestuia și a salariului.
• În situaţia în care angajatorul și angajatul au optat să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, se va întocmi un dosar de personal în format electronic, cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică, care va fi pus la dispoziţia inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a Hotărârii nr.295/2025, ar trebui să se stabilească șiProcedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din registru (până la data de 30 aprilie).