Fisa de pontaj obligatorie: Cum sa tii evidenta angajatilor cu un soft de pontaj

Fiecare companie trebuie sa faca pontajul angajatilor, adica sa inregistreze orele pe care fiecare salariat le presteaza, pentru ca la sfarsitul lunii sa poata sa fie facuta plata salariului. Mai mult, din data de 7 august a acestui an, legislatia in domeniul muncii s-a schimbat, iar fisa de pontaj a devenit obligatorie.

Articolul 119 din Codul Muncii, actualizat prin O.U.G NR 53/2017 mentioneaza ca fiecare angajator este obligat sa tina la sediul companiei evidenta orelor de munca ale fiecarui salariat in parte. Legea spune clar ca trebuie sa fe evidentiata ora de incepere a serviciului si ora la care s-a terminat programul de lucru. De asemenea, angajatorul este obligat sa arate documentele care tin aceasta evidenta inspectorilor teritoriali de munca ori de cate ori acestia solicita acest lucru. Angajatii nu au obligatia de a semna fisa de pontaj, ei pot face acest lucru numai in cazul in care Regulamentul intern al companiei unde lucreaza specifica acest lucru.

Condica de prezenta, depasita de situatie?

Scopul masurii adoptate de Guvern este acela de a reduce munca la negru, dar odata cu aceasta noua regula, angajatorii au parte de mai multe responsabilitati. In contextul actual, condica de prezenta, in care evidenta angajatilor se tine pe hartie, pare acum o solutie greoaie, depasita, cu un risc enorm de greseala, care ingreuneaza munca departamentului de Resurse Umane sau a administratorului firmei, depinde de la caz la caz, de cine tine evidenta prezentei la munca a angajatilor.

In plus, un astfel de formular se poate deteriora, din diverse cauze. Este nevoie si de spatiu de depozitare pentru dosarele care se aduna de la o luna la alta. Mai mult, in cazul unui eveniment nefericit, precum un incendiu, se poate pierde definitiv.

Evidenta orelor de munca se mai tine si prin pontajul intocmit zi de zi, in baza unei fise colective de prezenta, de cele mai multe ori un document Excel. Insa si aceasta solutie pare depasita in contextul evolutiei actuale a tehnologiei.

Softul de pontaj, o solutie ideala

Un soft de pontaj pentru a usura munca departamentului HR, nu numai in ceea ce priveste pontajul zilnic al angajatilor, pentru a evidentia timpul lucrat pe ore, ci si pentru aprobarea cererilor de concediu, pentru a defini programe de lucru, pentru a tine evidenta angajatilor pe centre de cost si asa mai departe.

Un soft de pontaj elimina erorile umane care pot aparea in cazul fisei clasice de pontaj ori in cazul utilizarii programului Excel.

Softul are sisteme integrate, ceea ce inseamna ca poate sa fie accesat de pe mai multe device-uri: tableta, PC sau smartphone. Asta inseamna ca angajatii si angajatorii pot sa il acceseze si de la distanta, ceea ce inseamna ca va creste productivitatea companiei. Angajatorul are acces in orice moment la informatii despre fiecare angajat in parte, nu mai pierde timp pretios cautand prin dosare.

In plus, un astfel de sistem poate sa genereze rapoarte de configurare atat in PDF, cat si in Excel.

Softul permite introducerea datelor cu usurinta

In etapa de implementare a unui astfel de soft de pontaj, compania care il implementeaza va face o analiza a firmei unde urmeaza sa instaleze softul. In baza acesteia se fac configurarile dupa care, fiecare utilizator va beneficia de training, ca sa stie cum sa foloseasca softul. Oricum, softul de pontaj este usor de folosit, pentru ca este construit in asa fel incat sa permita introducerea cu usurinta a datelor. Sistemul poate fi usor inteles de catre fiecare angajat in parte, iar daca exista neclaritati, poate oricand sa ceara ajutorul companiei care l-a instalat.

In sistem exista reguli de validare predefinite pentru pontaj, in conformitate cu legislatia muncii, intotdeauna actualizate, dar exista si posibilitatea introducerii de reguli customizate.

Afla mai multe detalii despre software-ul de pontaj aici.